¿Cómo controlo el acceso a un evento de 500 personas?

El problema no es tecnológico, es de caudal. Un operador entrenado valida alrededor de 8 personas por minuto: escanear, mirar el resultado y dejar pasar. Ese número no cambia mucho con el sistema que uses.

Con esa cuenta, para 500 personas:

• 1 puesto → poco más de una hora
• 2 puestos → unos 31 minutos
• 3 puestos → unos 21 minutos

La pregunta correcta no es cuánto aguanta el sistema, sino cuántos minutos querés que dure el ingreso. De ahí sale cuánta gente necesitás en la puerta.

Las entradas grupales cambian la cuenta

En egresados y eventos con mesas, buena parte del público no llega de a uno: llega en familias y en parejas. Ahí la unidad que importa no son las 500 personas, son los grupos que se paran frente al operador.

Una familia de cinco recibe un solo QR. En la puerta se escanea una vez y aparecen los cinco nombres tildados para confirmar. Es un escaneo, no cinco. Si de esas 500 personas hay 60 grupos de un promedio de cuatro, la puerta pasa de 500 operaciones a unas 320.

Sin exagerar: confirmar un grupo lleva unos segundos más que validar a una persona sola, así que el ahorro real no es el 36% que sugiere la cuenta. Pero el cuello de botella de una puerta no es el escaneo, es el ir y venir con cada persona —buscar el teléfono, encontrar el mail, acercar la pantalla—, y eso se hace una vez por familia en lugar de cuatro.

Y si el grupo se separa —porque tres llegaron temprano y dos están estacionando— el mismo QR se vuelve a escanear más tarde y se tildan solo los que faltaban. Los que ya entraron aparecen como ingresados. Cómo funcionan las entradas grupales.

Qué hace falta además de los escáneres

• Que las entradas ya estén emitidas y enviadas antes del día del evento. Emitir en la puerta es lo que genera las colas de verdad. Se pueden cargar de a cientos desde una lista y enviarse todas juntas por correo.
• Que cada operador tenga su sesión abierta el día anterior. Resolver accesos con la fila esperando es el peor momento posible.
• Que cada celular se haya bajado el padrón antes de abrir puertas, por si la señal falla. Es un botón y tarda unos segundos.
• Un plan para los casos raros: el que perdió el mail, el que llegó sin entrada, el que ya figura como ingresado.

Ese último punto es el que separa un control que funciona de uno que colapsa. Nunca es el 95% que entra bien: es el 5% que necesita una decisión.

El 5% que necesita una decisión

• Perdió el correo. El operador escribe el nombre en el buscador de la puerta y valida desde ahí. No hay que ir a buscar a nadie del staff.
• El QR no se lee —pantalla rota, papel arrugado, poca luz—. Cada entrada tiene además un código de seis caracteres que se puede tipear a mano.
• No figura y tiene que entrar igual. El operador autoriza desde su celular escribiendo el motivo, y queda asentado quién lo autorizó y cuándo. Es una excepción documentada, no un favor sin rastro.
• Dice que no entró y el sistema dice que sí. El historial de esa entrada muestra la hora exacta y desde qué puesto se escaneó.

Repartir el público por puertas

Si el lugar tiene más de un acceso, la cuenta de puestos se hace por puerta. Separar al público —el VIP y la prensa por un lado, la general por otro— es lo que más achica una cola, siempre que cada persona sepa de antemano por dónde le toca.

Por eso cada tipo de entrada puede tener su puerta, y la entrada lo dice: en la pantalla al anotarse, en el correo y en la entrada misma. Y en la puerta, cada celular elige cuál controla. Si le presentan una entrada de otra, avisa en amarillo antes de registrar el ingreso: el operador le indica su puerta o, si corresponde, la deja pasar igual. No se registra nada hasta que decide, y funciona también sin señal. Cómo se arman los tipos de entrada.

Mientras la puerta trabaja

El resumen del evento se actualiza al instante y en todos los celulares a la vez: cuántos entraron, cuántos faltan y los últimos ingresos con nombre y hora. No hay que llamar a la puerta para saber cómo viene.

Dos cosas más que evitan problemas: el sistema no deja emitir más entradas que el aforo declarado —ni siquiera en una carga masiva, ni desde dos pantallas a la vez—, y cuando el evento termina se puede cerrar, con lo que la puerta deja de validar. Un escaneo perdido una semana después no marca un ingreso fantasma.

Cómo lo resolvemos

Contramarca es un sistema de entradas con QR y control de acceso en puerta para eventos de hasta 2500 personas. Lectoras ilimitadas desde cualquier celular, entradas grupales, control por puerta, modo sin conexión, cobro con Mercado Pago y alta inmediata. Trabajamos en todo el país.