¿Puedo emitir una sola entrada para toda una familia?

Sí, y en la mayoría de los eventos es lo que conviene. El problema real es simple: no tenés cinco correos de una familia de cinco. Tenés uno, el de la madre o el del padre, y mandarle cinco entradas sueltas al mismo buzón es pedirle que administre cinco archivos y que después coordine quién le reenvía cuál a quién.

En egresados y eventos con mesas buena parte del público no llega de a uno. Llega en familias, en parejas y en mesas.

Un QR para todo el grupo

Se arma el grupo —un nombre, «Familia Rojas», y sus integrantes— y el grupo recibe un solo QR en un solo correo. En la puerta el operador lo escanea una vez y le aparece la lista completa con todos los nombres tildados. Confirma, y entran los cinco.

Un escaneo, no cinco. Y sobre todo: un solo ida y vuelta con el teléfono, en vez de que cada integrante busque su propio mail delante de la fila.

¿Y si llegan separados?

Es lo que pasa siempre: tres llegan temprano y dos están estacionando. Por eso el QR del grupo no se consume al escanearse. No es una entrada que se gasta: es una llave que abre la lista.

Cuando llega el resto se escanea el mismo código otra vez y el operador tilda solo a los que faltaban. Los que ya entraron aparecen como ingresados, con la hora, y no se pueden volver a marcar. Sirve las veces que haga falta.

Cómo se carga un grupo

Dos formas, según lo que sepas al momento de emitir.

Con los nombres, uno por línea. Si el evento es numerado, la ubicación va en la misma línea separada con punto y coma:

El separador es punto y coma y no coma a propósito: los nombres se escriben «Rojas, Ana» más seguido de lo que uno cree.

O solo la cantidad, cuando todavía no sabés quiénes son. Se crean como «Familia Rojas (1)», «Familia Rojas (2)» y se renombran después, cuando el cliente te pasa la lista.

Un grupo va desde dos personas —un matrimonio es el caso más común— hasta cincuenta en una sola carga, que alcanza para una mesa larga o una delegación entera.

Y si se anotan solos por el enlace, quien completa el formulario elige cuántos van y todos llevan el mismo tipo de entrada. Si ese tipo tiene butacas numeradas, el grupo recibe las próximas libres, seguidas cuando hay lugar, y cada integrante sale con la puerta por la que entra.

Qué pasa con el aforo y con los que no vienen

• Cada integrante ocupa un lugar. El sistema no deja armar un grupo que no entre en el aforo declarado del evento, y te lo dice antes de crearlo, no después.
• Si uno se baja, se anula su entrada y el lugar vuelve a quedar libre. En la puerta el operador ve que esa entrada está anulada, con nombre y todo, así que nadie se lleva una sorpresa adelante de la fila.
• El resumen cuenta personas, no grupos. Una familia de cinco que entró suma cinco a los ingresos.

Si en tu evento los menores no pagan

Se puede, y va adentro del mismo grupo. Al anotarse, cada acompañante tiene una casilla «Es menor»: los marcados no se cobran. Una familia de dos grandes y dos chicos paga dos entradas.

Dos cosas que conviene tener claras antes de prenderlo, porque son las que cambian las cuentas:

• El menor ocupa su lugar igual. No paga, pero cuenta en el aforo y recibe su propia entrada. Con un tope de dos menores por adulto, una venta te puede ocupar tres lugares: el cupo del salón hay que ponerlo mirando eso y no la recaudación.
• Nunca se anota solo. Quien completa el formulario es siempre el adulto, así que por cómo está armado no existe un chico sin un mayor en la misma inscripción. En la puerta, si escanean la entrada del chico por separado, el lector lo avisa para que el operador mire si el adulto está al lado.

No se pide fecha de nacimiento ni documento. Quien decide si el chico entra como menor es el que está en la puerta, que es el único que puede verlo.

El correo va a una sola dirección

Se escribe el correo del grupo al crearlo y las entradas salen solas en ese mismo momento: no hay un segundo botón que alguien se pueda olvidar de apretar. El mensaje llega a nombre de tu evento o de tu productora —el remitente lo elegís vos— y trae, en un solo lugar:

• El QR del grupo adjunto, con su código de seis caracteres bien grande por si el QR no se lee.
• La lista de los integrantes, con su butaca si el evento es numerado y la puerta por la que entra cada uno.
• El código y el enlace de cada uno, para reenviarle la suya al que va a llegar por su cuenta. En grupos chicos va también el QR individual adjunto.

Si el cliente dice que no le llegó, desde el panel se reenvía a otra dirección o se copia el enlace para pasárselo por WhatsApp.

Y en la puerta, si se corta internet

Los grupos funcionan igual sin señal: si el celular se bajó el padrón antes de abrir puertas, el QR del grupo abre la lista y los ingresos se guardan en el teléfono hasta que vuelva la conexión. Vale el mismo límite que para las entradas individuales, y está explicado ahí.

Para qué eventos sirve más

• Eventos con lista de invitados: la lista ya está pensada por familia.
• Egresados: cada chico llega con sus padres, y muchas veces con hermanos.
• Eventos con mesas: la mesa es el grupo, y el QR lo tiene quien la reservó.
• Delegaciones y colectivos: cuarenta personas que bajan juntas y hay que hacer entrar sin que la puerta se tape.

Cómo lo resolvemos

Contramarca es un sistema de entradas con QR y control de acceso en puerta para eventos de hasta 2500 personas. Entradas grupales e individuales en el mismo evento, lectoras ilimitadas desde cualquier celular, modo sin conexión y alta inmediata. Trabajamos en todo el país.